Дужности секретара у организацији

Учинак било које организације зависи од напора које улажу секретари. Послови секретара укључују обављање општих основних, организационих и редовних канцеларијских обавеза за фирму, различита одељења и извршну власт. Они помажу у управљању е-фронт канцеларијом и такође у решавању административних питања. Дужности секретара најчешће остају непримећене у јавности. Међутим, они играју кључну улогу у организовању и одржавању организације на правом путу

Крећемо у мисију да покажемо важност секретара у несметаном вођењу организације и обављању других организационих задатака. Неке од изведених улога многима су непознате. Њихове улоге иду даље од само вођења белешки и јављања на телефон. Професија је прешла дуг пут да постане суштинска за све операције доношења одлука у организацији.

Одговорности секретара

Посао а секретара се разликује у зависности од области. Међутим, обављају сличне послове од медицинских, правних до секретара предузећа. Вештине високо компетентних секретара су веома тражене у тренутној индустрији. Често је испуњено заузетим радним распоредом и кратким роковима.

Прочитајте такође

Штрајк радника мртвачнице у Гани - Разлози и најновије вести

Примери назива секретарских послова

• секретар
• Правни секретар
• Извршни секретар
• секретар (на пола радног времена)
• Рецепционар

Шта су секретарске дужности?

Многи људи често замењују улогу секретарице са личним асистентом. Међутим, у теорији, улоге персоналног асистента се разликују од улоге секретарице. Секретар захтева јаке вештине и компетенције, за разлику од персоналног асистента. Секретар обавља сложене послове који утичу на језгро рада организације.

Дужности секретарице се разликују у зависности од индустрије или послодавца. Професија је, међутим, повезана једна са другом због сличности радних окружења. Секретари на различитим радним местима обављају исте дужности и одговорности. Ово утиче на пословање организације. Ево неких стандардних и примарних дужности које обављају секретари у различитим радним окружењима:

1. Пријем

Када је реч о општим канцеларијским позицијама, дужности секретара укључују пружање помоћи новим радницима и посетиоцима у сналажењу у организацији. Неке од типичних улога укључују усмеравање посетилаца у одговарајућа одељења и канцеларије. Они такође показују новим запосленима своје радне станице првог дана. Они генерално пројектују целокупни имиџ компаније кроз пружање светске класе и професионалног пријема посетиоцима канцеларије.

Прочитајте такође

Разлика између лидерства и менаџмента

2. Подношење

Друга примарна улога секретара укључује управљање досијеима купаца и радника. Они такође чувају произведене записе који су критични за будућу употребу. У примеру болничког окружења, улога секретара је да направе досије пацијента током састанка са медицинском сестром или доктором. Они га такође чувају када се уговор заврши. Они постављају датотеке по абецедном реду и користе најновији и најједноставнији систем архивирања за лако складиштење и брзо преузимање.

3. Преписка

Када је у питању канцеларијско окружење, секретарице се често повезују за долазне и одлазне телефонске позиве и преписку путем поште. Они бирају телефонске позиве од купаца, клијената, пословних партнера. Они такође помажу у решавању упита које постављају клијенти или прослеђују клијенте ради даљег вођења одговарајућем одељењу. Они такође делују телефонским позивима у име менаџмента када саопштавају информације клијентима.

Они заказују састанке и врше накнадне упите. Водење белешки је неопходна вештина за секретаре, посебно за менаџере. Такође припремају дописе или писма и преглед е-поште. Они такође записују записнике током званичних састанака.

4. Управљање документима

Документи су критични за организацију и искључива је одговорност секретара да њима управља. Ово је преко копирања докумената за слање поштом или интерну дистрибуцију. Документи се такође морају факсирати из фирме клијентима, потенцијалним пословним партнерима или купцима. Они такође примају долазне факсове док су вођени до одговарајућег одељења.

Они такође дистрибуирају документе запосленима и купцима путем различитих облика као што су е-пошта, Екцел, Ворд и табеле. Секретари такође лекторишу и нацрте мејлове пре него што их пошаљу на одговарајуће канале.

5. Општи канцеларијски послови

Када су у питању мале канцеларије, улоге секретара могу бити различите у обављању рутинских чиновничких задатака и других сродних задатака који помажу у раду других. Ово укључује рад на заказивању и поновном заказивању састанака који су првобитно били отказани. Укључује и наручивање канцеларијског материјала, вођење бележака и припрему освежења за посетиоце.

6. Подршка

Значајна улога секретара је пружање подршке менаџеру или менаџерима у различитим одељењима у организацији. Иако се радне станице могу разликовати, друге су сложене или заузете да сваком менаџерском тиму додијеле личног секретара. Друга радна места именују једног секретара који ће служити неким вишим менаџерима, а само главни извршни директор са личним секретаром.

7. Обављање дневних задатака

Неки од сличних послова које обављају секретари су сви везани за управљање информацијама. Секретар управља папирним и електронским системом архивирања. Они такође руководе рутном поштом и управљају мноштвом канцеларијских машина као што су штампачи, факс машине, рачунари и опрема за видео конференције. У другим радним станицама, секретари су укључени у узимање диктата и креирање извештаја и писама.

Други такође ревидирају грубе нацрте које су написали менаџери. Секретари морају поседовати одличне граматичке и правописне вештине. Они такође морају да куцају брзо и тачно и вешти када је у питању услуга за кориснике. Морају имати техничко знање о руковању различитим компјутерским софтверским програмима који укључују базе података, табеле и графике.

Прочитајте такође

Курсеви Ганског института шпедитера, локација и контакти

Дужности и одговорности секретара

Од секретара се очекује да обавља следеће дужности;

Пре седница одбора

• Одређивање просторије у којој треба да се одржи састанак
• Састанак са председавајућим и усаглашавање општег дневног реда састанка
• Достављање обавештења члановима комисије о месту и времену одржавања седнице и договореном дневном реду.
• Припрема свих докумената релевантних за састанак најмање недељу дана пре самог састанка. Радови треба да садрже и преписку са последњег састанка и записник који представља записник са претходног састанка.

Током састанака одбора

• Водећи белешке о присутнима на састанку. Такође, напомињући људе који нису присутни али су раније упутили извињење.
• Кружење и читање записника са последњег састанка, уз постављање питања о записнику и мењање записника по потреби.
• Водити белешке о томе шта учесници састанка говоре када извештавају о непосредно предузетим радњама. Такође, узимајући у обзир одлуке које је донео одбор.
• Извештавање комитета о било ком писму које је написао секретар и било ком од примљених одговора ради хитног предузимања радњи.

Прочитајте такође

Контакти и канцеларије Изборне комисије Гане

После састанака одбора

• Писање формалног записника из снимљених белешки снимљених током састанка на време за питање до следећег састанка одбора
• Писање и слање било ког од писама које је одбор раније тражио да се позабаве.

Остаје искључива одговорност секретара да води најновију евиденцију о следећем;

• Имена чланова комисије, службене адресе и бројеви телефона
• Имена и адресе чланова удружења
• Састанци којима су присуствовали повезани чланови заједнице
• Важан контакт релевантних званичника.

Које су секретарске дужности специфичне за назив радног места?

Постоје различите дужности додељене различитим секретарима у различитим индустријама. Ево конкретних одговорности секретара које се уклапају у опис посла.

Опште одговорности секретара

• Обезбеђивање да се састанци одбора одржавају на одговарајући начин за чланове
• Обезбеђивање да се други састанци, као што су АГМ и догађаји, такође адекватно воде.
• Одржавање евиденције о чланству у складу са тренутним системом
• Праћење акционих тачака чланова заједнице предузетих током састанака.

Прочитајте такође

Национална служба Гане: додатак и плата 2020

Посебне обавезе секретара

• Планирање и припрема састанака одбора и скупштине са другима и њихово одговарајуће додељивање. Ово укључује планирање датума састанка, слање обавештења о састанку, резервисање соба, записника и других релевантних докумената. Такође, састављање дневног реда завршног састанка са председавајућим.
• Обезбеђивање још једног минута за састанке одбора. Поготово када је реч о затвореним састанцима.
• Тачно евидентирање одлука и радњи у записницима и извештајима за предстојеће седнице одбора и напретка поступања са резултатима и одлукама формулисаним током састанака.
• Одржавање тачне и прецизне тренутне евиденције чланства. Штавише, издавање обнове обавештења и евидентирање чланарине уз везу са благајником.
• Бављење кореспонденцијом путем писања писама и мејлова који су договорени током састанака одбора. Такође, сумирање преписке и мејлова који су примљени за следећи састанак и састављање одговарајућих одговора.
• Планирање било ког повезаног извештавања које треба да се уради. Ово укључује годишњи извештај за чланове удружења заједнице.

Прочитајте такође

Објашњене промоције образовне службе Гане

Свеукупне дужности

• Обезбеђивање да се поштују захтеви Компаније.
• Обезбеђивање да се састанци одбора воде и да се на одговарајући начин снимају.
• Списак директора куће предузећа такође мора бити ажуриран на тренутно стање
• Побрините се да се ГГМ и ЕГМ на одговарајући начин присуствују и евидентирају
• Ажурирање евиденције о чланству
• Обезбеђивање да се годишњи извештаји поклапају са регулаторним телима као одговарајући у правом формату.

Постоји много могућности за запошљавање секретара у различитим секторима привреде. Неки од највећих послодаваца секретара су укључени у следеће секторе;

• Социјална помоћ
• Здравствена заштита
• образовање
• Професионалне радне станице
• Верске организације
• Влада и цивилна друштва
• Научне и техничке услуге

Вештине и основне компетенције секретара

1. Посвећеност професионалном развоју

Секретари морају разумети да је професија која се стално развија и стога морају стално да ажурирају своје вештине. Послодавци зависе од њих да кроз своје вештине континуирано побољшавају канцеларијску ефикасност на радном месту. Секретарице могу импресионирати послодавце продужавањем своје обуке и тражењем других могућности за додавање својим тренутним вештинама. Ово наставља да расте њихове професионалне вредности које су повезане са вештинама у њиховој биографији.

Прочитајте такође

Образац месечног извештаја НСС за дежурство 2018

2. Одличне комуникацијске вештине

Највише времена секретарице проводе на телефону, имејловима, извештајима, писмима и на рецепцији. То подразумева коришћење првог утиска за сазивање идеја и вредности целе организације. Континуирани раст пословања зависи од тога како се третирају клијенти, партнери и купци. Секретарице треба да слушају клијенте, прате упутства и дају повратне информације. Мора постојати стрес због вербалних и организационих комуникацијских вештина које вас разликују од других кандидата.

3. Отвореност за тимски рад

Секретари треба да буду отворени за тимски рад са другим одељењима како би осигурали постизање циљева организације. То значи да треба применити иновације, сарадњу и напоран рад. Они треба да предузму иницијативе како би осигурали да побољшају ефикасност радног места.

ПРОЧИТАЈТЕ ТАКОЂЕ : Идентификована су још три топ менаџера иза Мензголда

Прочитајте такође

Савети за преузимање обрасца за процену НСС 2018

Осим горе наведених вештина, секретари морају поседовати и међуљудске вештине, мултитаск и обраћање пажње на детаље. Пошто је то прилично стресан посао, они такође треба да имају вештине управљања стресом због значајног уложеног посла. Дужности секретара могу се проширити и разликовати од различитих индустрија. Постоји континуирани раст вредности секретара, чиме се стварају више могућности.

У случају да сте узбуђени због могућности да радите на рецепцији, будите спремни да повећате утицај на пословање организације. Такође се побрините да научите дужности секретара у организацији. Потребно је побољшати квалификације како бисте се издвојили од осталих секретара. Да бисте стекли више вештина и компетенција у професији секретара, позивамо вас да се упишете на различите курсеве администрације и секретара.

ПРОЧИТАЈТЕ ТАКОЂЕ:

• Нана Аддо именује извршног секретара на кључном брифингу за штампу
• Списак компанија за намештај у Гани 2018